Su completa comparación de costos de soluciones de videoconferencia

Para las compañías multinacionales del mundo, el costo de la videoconferencia podría no parecer un gran problema. En el gran esquema de las cosas, es un gasto necesario y una caída relativa en el cubo, incluso los despliegues multimillonarios.

Pero para una pequeña empresa que trabaja en múltiples ubicaciones, los costos de videoconferencia pueden tener una carga financiera mucho mayor. Dicho esto, invertir en una solución de videoconferencia puede minimizar sus costos de viaje.


De hecho, 56% de los directores financieros de todo el mundo invertirían en videoconferencia específicamente para reducir los viajes. Los ahorros también son más que financieros: las reuniones virtuales también minimizan el tiempo dedicado a viajar.

Sin embargo, antes de elegir una solución, es importante comprender primero sus opciones, determinar qué es lo que realmente está buscando y comparar los beneficios y los costos de cada sistema de videoconferencia.

En este artículo, evaluaremos los diferentes tipos de soluciones de reuniones virtuales, con énfasis en sus costos.

Servicios gratuitos de "videoconferencia"

Costos$0-15 por usuario

Las soluciones integrales de videoconferencia rara vez son gratuitas. Los proveedores que cobran poco o ningún costo rara vez ofrecen los beneficios necesarios que requieren las empresas. La mayor diferencia es si una solución es únicamente una plataforma de conferencia web o una verdadera videoconferencia.

Un error común entre los empresarios es que la web y la videoconferencia son sinónimos. Pero existen diferencias significativas entre los dos serviciosUno de los problemas más importantes con las soluciones de video solo para la web es que no ofrecen mucha oferta en términos de interoperabilidad: la capacidad de los sistemas para intercambiar e interpretar datos.

La gente a menudo se pregunta: "¿Por qué debería pagar un servicio de videoconferencia si Skype es gratis?" La razón más importante es la calidad de las llamadas. Pero incluso si eso no lo disuade, hay quienes piensan que la solución personal de videollamadas resulta poco profesional. No importa el fuerte rechazo al rediseño radical de Skype.

Si bien en última instancia puede optar por esta ruta, comprenda que estos servicios no fueron diseñados para uso comercial y que pueden estar muy por debajo de sus necesidades.

Servicios de videoconferencia basados en la nube

Costos: suscripción mensual - $40-50 por usuario (o sala de reuniones)
Costos opcionales de hardware de videoconferencia: $2,000-10,000 costos iniciales de hardware más uncostos anuales de mantenimiento

También conocido como videoconferencia como servicio, las soluciones basadas en la nube son alojadas y administradas por su proveedor de servicios. Muchos le permiten usar BYOD, traer su propio dispositivo, para que pueda minimizar el costo del equipo y usar el hardware en el que ya ha invertido.

La inversión inicial en el equipo y su instalación varía mucho, de $2,000 a $10,000, dependiendo de las características y la funcionalidad de la solución que elija. También puede tener costos de mantenimiento anuales como parte de su contrato, que paga por actualizar su infraestructura y software y mantener su tecnología actualizada. Estas son necesidades que generalmente son mucho más costosas para usted: costos que podría postergar a pesar de su tecnología rezagada.

Para las empresas que desean equipar salas de conferencias, salas de reunión, espacios de trabajo remotos y oficinas ejecutivas con capacidades de video, esta suele ser su mejor solución. Para aquellos de ustedes que han celebrado reuniones virtuales con muchos usuarios únicos, en lugar de un "usuario" / cámara para una sala completa, conocen las dificultades de conectividad y calidad que pueden sufrir.

Con VCaaS, su proveedor gestiona su banda ancha cuando realiza videollamadas, lo que le ayuda a reducir los gastos de Internet. Debido a que su proveedor aloja sus llamadas de conferencia, solo necesita suficiente ancho de banda para admitir cada conexión de video: aproximadamente 1 Mbps de descarga / 500 Kbps de velocidad de carga por dispositivo. Si alojó la conexión de video usted mismo, tendría que admitir todos los dispositivos de la reunión, lo que podría requerir velocidades de descarga de hasta 50 Mbps. Esta es una gran razón por la que ha experimentado problemas de calidad en el pasado. (El número máximo de participantes en la reunión variará de un proveedor a otro).

También es importante tener en cuenta que las suscripciones de videoconferencia basadas en la nube son escalables, lo que le brinda más flexibilidad. No pagará la misma tarifa que una gran empresa que tiene necesidades mucho más amplias. Como pequeña empresa, pagará por lo que usa, y también podrá escalar sus necesidades de videoconferencia a medida que su negocio crezca.

Servicios locales y de telepresencia

Costos: $500,000 costos de hardware más uncostos de mantenimiento anual y lcostos de hielo

Las soluciones locales y de telepresencia son, con mucho, su opción más cara. Sin embargo, si es una organización extremadamente reacia al riesgo, esta podría ser la solución adecuada para usted.

Este tipo de sistemas se implementan comúnmente en las industrias militares, gubernamentales y financieras porque proporciona el potencial para la máxima seguridad de los datos. La responsabilidad de la seguridad recae en la organización individual, pero sus datos confidenciales son tan valiosos que es probable que aprovechen soluciones de seguridad de TI muy sofisticadas.

Las soluciones de videoconferencia locales no solo requieren grandes gastos de hardware, sino que también requieren un personal dedicado para administrarlo. Administrar estos sistemas requiere un cierto nivel de conocimiento y recursos. En la mayoría de los casos, los equipos de TI actuales de las empresas están mal equipados para admitir dicha solución de videoconferencia. Para ejecutar su sistema de manera efectiva y eficiente, es probable que necesite contratar personal adicional.

Por último, el costo de organizar reuniones y su ancho de banda es un gasto que pagará de su bolsillo.

¿Cuál es la solución adecuada para usted?

Antes de buscar la solución de video más adecuada para su organización, es importante identificar primero su presupuesto y sus requisitos funcionales. Para la mayoría de las empresas, las dos primeras opciones satisfarán todas sus necesidades, y los beneficios de un servicio y soporte de alta calidad generalmente justifican el costo de las videoconferencias basadas en la nube.


No importa qué solución encuentre mejor para usted, debe ejecutar una prueba antes de iniciar sesión en la línea punteada. Muchos proveedores ofrecen pruebas de 14 a 30 días para que pueda experimentar cómo funcionan sus plataformas para su negocio.

 

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