Hvordan skape gode video møter?

Hvor ofte blir ikke gode møter ødelagt av “dårlig fungerende teknologi” ? De andre hørte meg ikke. Jeg så knapt hvem deltakerne var, siden de satt i totalt mørke..Det var mye hakking og det var mye støy i møtet…  Du kjenner deg igjen? Det gjør Faktisk jeg også !

Her er noen tips til hvordan du kan bidra til at teknologien i møtet blir bra.

En utfordring med mange deltakere i et møte, er at alle har like mange typer utstyr som de har forskjellig nivå av teknologikunnskaper. Jeg skal bare snakke om teknologien i møter i denne omgang. Det er ikke noe som er så stressende som “#$%&/()= teknologi som ikke fungerer, både for den som ikke får det til å virke, men også for de som sitter og venter…

Her er 6 gode råd:

  1. Selv om du deltar via mobile dinger, bør du finne et stille og uforstyrret sted.
    Ikke ta styremøtet fra trikken, eller fra baren på Grand – støyen omrking deg, blir forsterket og sendt rett inn i styrerommet, og du er garantert ikke konsentrert om møtet når du er i bevegelse eller “multitasker”. Sett av tid og en rolig plass for møtet – det er GULL.
  2. Har du en god internettforbindelse?  – har du en rask/stabil internettforbindelse til å delta på videomøte? Som regel bør man ha 1-2 Mbs å ha et godt videomøte – 4G går utmerket, men et dårlig nettverk på kafeen på hjørnet, er ikke å anbefale. Du kan også stille ned hastigheten/kvaliteten på de fleste videokonferanse software – jeg setter ned hastighet/kvalitet når jeg bruker 4G og hotell/gjestenett.
  3. Looking good! Sitter du foran et vindu med ryggen til lyset fra vinduet, vil du sannsynligvis se ut som en et anonymisert intervju objekt på TV – snu deg rundt og få dagslyset på deg – kanskje kan du blende ned litt, så du ikke trenger å “myse” mot deltakerne… og kanskje bør ikke klesvasken henge rett bak deg…Finn en plass med en ryddig bakgrunn og god lys mot deg, gjør at du ser flott ut foran de andre deltakerne. Kle deg slik du ville gjort om de var fysisk tilstede i møtet.
  4. Could you please repeat ? Lyd er kanskje det viktigste for et godt møte – det er slitsomt om man ikke hører hva deltakerne i møtet sier. Her er en enkel regel – du må være så nært at du kan ta på mikrofonen. Jo nærmere mikrofonen er, jo bedre lyd. Finn ut hvor mikrofonen er på din datamaskin. Sjekk ut om du kan bruke hodetelefoner/mobiltelefon headset, og skal man sitte mer en en person foran datamaskinen, bør (MÅ) man bruke en konferanse mikrofon (mikrofonen på enhver PC er laget for å dekke EN person som sitter rett foran. Et meget godt bidrag til god lyd i møtet, er å ikke “klikke/knaste” på tastaturet med mikrofonen på  – finn ut hvordan du slår mikrofonen av/på (Mute) og bruk denne aktivt. Har du ikke noe å si, slå av mikrofonen.
  5. Øving gjør mester. Øv og bli god på de verktøyene du bruker. Ikke ta ting på sparket, er både irriterende og svært synlig for de andre deltakerne i møtet.
  6. Et stasjonært videokonferansesystem har høy kvalitet på mikrofon, kamera og skjerm. Det gir en bedre møteopplevelse både for deg selv og for de andre deltakerne som du møter. Et stasjonært videosystem gir deg heller ikke overraskelser som at software oppdatering har endret setting, eller at at datamaskinen ønsker å oppdatere software rett før eller undermøtet. Visste du at du kan benytte tjenester som gjør ditt “gamle” videosystem kompatibelt med f.eks Skype og andre software baserte møtetjenester?

Keep it simple – Jeg har deltatt på tusenvis av videomøter (Jeg husker ISDN…) (styremøter, prosjektmøter, kundemøter, medarbeidersamtaler, intervjuer) og mer enn 80% av tiden er samtalen det viktigste. Det er faktisk få ganger jeg deler dokumenter og presentasjoner . Når jeg gjør dette, har jeg bestandig testet i forkant at det fungerer godt og jeg vet hvordan det fungerer (hvilken knapp skal jeg trykke på og hvordan starter/stopper jeg presentasjonen).

Du kan lære mer om effektive møter og hvilket utstyr som fungerer godt med Easymeeting – enkle møter for alle !

www.easymeeting.net

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  • Support
  • support@easymeeting.net
  • Sales
  • sales@easymeeting.net
  • Norway
  • Stakkevollveien 35, 4. etg
  • 9010 Tromsø, Norway

  • Boks 2352
  • 9270 Tromsø, Norway

  • USA
  • P.O. Box 2132
    Pawcatuck, CT 06379 USA